同窓会出席はがきマナー完全ガイド｜書き方・送り方・返信例文も紹介！
「卒業生同窓会の幹事を任されたがどうやって往復はがきを作成すればいいかわからない」
「同期会の集計作業に手間がかかるので効率化したい」
「自宅住所を返信先にしたくない」
「同級会の郵便はがきが届いたが返信のマナーや宛名はどうすればいいかなどを知りたい」
この記事はそんなお悩みを持った方々へ向けて書かれています。
本記事は受け取った人へのマナーや返信の仕方、さらには幹事や主催側への作業効率化のアイディアをご紹介していきます。
同窓会の準備から返信まで、目次を活用しながら気になる項目から同窓会のマナーをチェックしてみてくださいね。
ぜひ最後まで読んで、参考にしてみてくださいね！
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なぜ今も「はがき」を？同窓会の案内にはがきが使われる理由！
スマホがすっかり普及した現代でも、同窓会やOB/OG会の案内状は往復はがきが使われることは少なくありません。
カジュアルなシーンではGoogleフォームなどの作業効率化ツールを使われることが多いですが、フォーマルなイベントにははがきを使う方が丁寧で信頼感があると思う人が多いようです。
特に年齢層の高い卒業生や先生が出席する場合は招待状にはがきが使われることが多いです。
さらに、メールアドレスやライン、電話番号などは変わってしまっている可能性が高いですが、住所なら変わっていない可能性が高いというのも、はがきが使われている一因のようです。
このような様々な理由から、同窓会やクラス会、OB/OG会などでは「はがき文化」が根強く残っている現状にあります。
年代によって出席率への影響が変わる
同窓会の出欠は、参加者の年代によって反応の仕方が異なります。
20〜30代はデジタルでの出欠回答を好む傾向がある一方、60代以上の年代では紙のはがきの方が受け入れられやすく、大きめの文字や丁寧な敬語表現を心がけると出席率が上がりやすいといわれています。
年代ごとの読みやすさや言葉遣いへの配慮も、同窓会の出席率を左右する要素のひとつです。
同窓会の案内状・招待状には何をどう書けばいい？
同窓会やOB/OG会の案内状には基本的には当日の詳細が記載されます。
案内状に記載すべき内容は、開催日時・会場・会費・返信締切・差ご多忙中とは存じますが、皆様にご参加いただけますようお願い申し上げます出人（幹事・主催者）・返送の宛先などの事項が一般的です。
学校名と卒業年度（〇〇高校〇〇年度卒業生など）を明記しておくと、誰宛ての同窓会かが一目でわかり、受け取った側も安心できます。また、会場名と住所は省略せずに明記することが、当日の参加率を落とさないためにも重要です。
案内状の文面には「同窓会のご案内をさせていただきます」や「ご多忙中とは存じますが、皆様にご参加いただけますようお願い申し上げます」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
相手が卒業生や友人であっても先生であっても、久しぶりに連絡を取る相手の場合は丁寧で気遣いのある表現を使いましょう。
案内状の発送時期の目安
案内状の発送時期は早すぎても遅すぎても好ましくありません。
一般的には、開催日の2〜3ヶ月前に発送し、出欠の返信締切は開催日の1ヶ月前に設定するのが目安です。
1ヶ月前に出欠がまとまっていれば、会場への人数連絡や料理・記念品の最終調整にも余裕を持って対応できます。
発送が早いほど参加者側もスケジュールを調整しやすくなるため、出席率を上げたい場合は余裕を持った発送を心がけましょう。
開催月別に逆算すると、目安は次のとおりです。
5月開催 → 2月上旬〜3月上旬に発送
8月開催 → 5月上旬〜6月上旬に発送
12月開催 → 9月上旬〜10月上旬に発送
1月開催 → 10月上旬〜11月上旬に発送
年末年始やお盆など帰省シーズンに合わせて開催する同窓会は特に人が集まりやすい反面、参加者の予定も埋まりやすいため、目安よりやや早めの発送を検討するのもおすすめです。
時候の挨拶を入れた案内状の例文
案内状の書き出しには、発送する季節に合わせた時候の挨拶を添えると、より丁寧な印象になります。
「拝啓 新緑の候 皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。さて、このたび〇〇高校〇〇年度卒業生の同窓会を開催する運びとなりました。旧友との再会を楽しみに、皆様お誘い合わせのうえご参加くださいますようお願い申し上げます。」
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往復はがきの使い方と書き方のマナー
ここでは往復はがきの使い方と、そのマナーについて説明していきます。
往復はがきとは？
往復はがきとは、往信はがきと返信はがきが一枚になったはがきのことで、一般的には出席確認などに使われています。
往信用はがきと返信用はがきの違いは？
往信用はがきとは差出人が相手にメッセージを送るためのはがきで、返信用はがきとは受け取ったはがきに対して差出人宛に返事を返すためのはがきのことです。
往復はがきを送るときの注意点
幹事や主催者の方が往復はがきを送る際は下記の点に注意しましょう。
宛名面には参加者の名前と住所を正しく記載しましょう（敬称も忘れずに）
返信用の宛名面には幹事または主催者側の住所を記載しましょう
出欠確認でマルをつける欄やメッセージ欄を忘れずに準備しましょう
なお、往復はがきの注文は日本郵便で簡単にできます。
返信用の宛名「行」は「様」に書き換えるのがマナー
返信はがきの宛名面には、幹事など先方（主催者側）の氏名の下に「行」と印字されているのが一般的です。
「行」は差出人がへりくだって使う表現のため、受け取った人がそのまま送り返すのはマナー違反にあたります。
返信する際は、二重線で「行」を消し、その横に「様」と書き添えましょう。
名前欄が「御芳名」となっている場合も同様に、「御」「芳」の部分を二重線で消してから、自分の氏名を記入します。
宛名面が縦書きの場合は縦方向に、横書きの場合は横方向に二重線を引くのが一般的で、裏面の出欠確認欄も宛名面の縦書き・横書きに合わせて統一するのがマナーです。
返信はがきの書き方・例文集（出席・欠席）
同窓会の案内状が届いたら返信はがきを書きましょう。
【出席する場合】
出席する場合はマナーとして「御出席」の「御」をペンで上から線で引き、「出席」の部分だけマルをつけましょう。その際「御欠席」という文字は上から線を書いて消しましょう。
【出席する場合の返信例文】
メッセージ欄に書く場合は以下のような丁寧で思いやりのある文章を心がけましょう。
「幹事お疲れ様です。出席いたします。当日はお目にかかれるのを楽しみにしております。」
「ご案内をいただきありがとうございます。〇〇年ぶりの同窓会、心待ちにしておりました。当日は皆様との再会と近況報告を楽しみにしております。」
「皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。旧友との再会を楽しみにしております。〇〇先生にもどうぞよろしくお伝えください。」
「久しぶりの参加で少し緊張していますが、出席いたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
このように、ブランクが長く気後れする場合でも、素直な気持ちを一言添えるだけで十分丁寧な出席表明になります。
緊張していることを隠す必要はなく、正直な気持ちを書き添える方がかえって好印象につながることも多いです。
【欠席する場合】
欠席する場合も出席する際と同様に、マナーとして「御欠席」の「御」をペンで上から線で引き、「欠席」の部分だけマルをつけましょう。その際「御出席」という文字は上から線を書いて消しましょう。
【欠席する場合の返信例文】
メッセージ欄に書く場合は以下のような丁寧な言い回しを心がけ、欠席理由も添えましょう。
「とても残念ですが、今回は仕事の都合により欠席させていただきます。次回の開催を楽しみにしております。」
【マナーのポイント】
出席する場合も欠席する場合も「させていただきます」「しております」などの丁寧な敬語表現を使いましょう。
どちらの場合もメッセージ欄に一言添えると好印象です。特に欠席する場合は、幹事や主催者への思いやりを持って一言メッセージを添えましょう。
幹事・主催者側の案内状の準備と返信管理
幹事や主催者の方は、はがきの準備のほかに出席確認の返信はがきの管理もしなければなりません。
例えば準備では以下のような作業があります。
卒業生名簿などから参加者リストを作成する
案内状の文面テンプレートを参考に宛名・文面印刷をする
案内状のはがきを一斉に送るなど
往復はがきの注文は日本郵便でできたり、印刷サービスでテンプレート付きで発注できるので、準備の方はそこまで手間はかからないでしょう。
しかし、返信はがきが戻ってきた後に、何十人・何百人分ものはがきを集計・管理する作業は、大変な手間と時間を要します。
「そんな時間はない！集計の作業とはがきの管理をもっと楽にしたい！」という方にはおすすめのサービスがあります！
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メールメイトとは？メールメイトで何ができる？
メールメイトはデジタル私書箱サービスを提供しています。具体的に何ができるかというと...
1.自宅の住所を相手に知られずにはがきを送れます
例えば、同窓会の出欠確認はがきの返送先を自宅にしたくない場合、メールメイトサービスを利用すると、あなたの代わりに「メールメイトの専用住所」ではがきが受け取られるので個人情報を守ることができます。
幹事や主催者の住所を公開せずに案内状が送れるので、プライバシーも保護できて安心です！
2.届いたはがきは逐一スマホやパソコンで確認可能！
『メールメイトの専用住所』に届いたはがきは、スタッフが一枚ずつスキャンし、その画像をあなた専用のウェブページにアップロードします。
返信はがきが届くたびに、その画像をスマホやパソコンで確認ができ、紙のはがきをメールのようにデジタル管理することができます。
3.複数の人と一緒に共有・管理もできます！
同窓会や集まり、イベントの主催者が複数いる場合でも大丈夫！
メールメイトでは、返信はがきを複数人で共有し、同時に管理できるシステムも備わっています。
集計もれが出ることが少なくなり、作業効率も格段に上がります。
4.はがきが届いたらすぐにスマホやパソコンに通知が来ます！
はがきが届いたら、メールメイトからあなたのスマホやパソコンに通知・連絡が送信されます。
こうすることで、はがきを見逃すなんてことが無くなり、対応漏れを防ぐことができます。
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もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせくださいね！
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同窓会の出席はがきに関するよくある質問
最後によくある質問を紹介していきます。
Q: 同窓会の出欠はがきの返信が来ない場合はどうする？
A: 記載した締切期間を過ぎても返事がない場合は、直接連絡をするのが望ましいです。しかし連絡先がわからないという場合もあるので、無理のない範囲で確認を取りましょう。
Q: 同窓会を仕事で欠席するときの返事の書き方は？
A: 「残念ですが仕事の都合により今回は欠席させていただきます」と丁寧な一言を添えましょう。「幹事お疲れ様です」や「次回の開催を楽しみにしております」なども添えると、好印象になります。
Q: 先生への案内状のマナーは？
文面の丁寧さに配慮しましょう。先生への案内状は通常よりも一層丁寧で思いやりのある文面を心がけることが大切です。
Q: 返信はがきが遅れたらどうなる？
基本的には締切日を過ぎても返事を出せますが、参加者数の把握や準備の都合があるため、なるべく早めに返信しましょう。どうしても遅れる場合は、別で連絡を入 れておくと良いでしょう。
Q: 案内状はいつ発送するのが理想的？
A: 開催日の2〜3ヶ月前に発送し、出欠の返信締切は開催日の1ヶ月前に設定するのが一般的な目安です。5月開催なら2〜3月、8月開催なら5〜6月頃が発送の目安になります。
Q: 返信はがきの宛名にある「行」はどうすればいい？
A: 「行」は差出人がへりくだって使う表現なので、そのまま送り返すのはマナー違反です。二重線で「行」を消し、その横に「様」と書き添えてから返送しましょう。「御芳名」となっている場合も「御」「芳」を二重線で消してから氏名を記入します。
まとめ
同窓会のはがき対応には、送り主も受け取る側も、「わからない」「大変」と感じることは多いでしょう。
特に幹事の方は会場の準備のほかに、はがきの管理や集計までこなすのは簡単ではありません。
その際にはメールメイトの活用をおすすめします。
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複数人と共有・集計でき、
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同窓会の出欠はがきについて、この記事が少しでも役に立てば幸いです。
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